【tips】PowerPoint資料を綺麗に仕上げる　～オブジェクトを揃える～

PowerPoint資料でオブジェクトが揃っていない資料をよく見かける。
メッセージやロジックがしっかりしていることが重要であってオブジェクトが揃っているかいないかは2の次ではあるけれども、揃っていないと気になってメッセージの理解を妨げることがある。
また、そういった細かい点に気を配れないことで、仕事に対する正確さが疑われることもある。
そういった不要な減点を避けるためのテクニック群を紹介する。
一度慣れてしまえばそれ程手間ではないはず。

テクニック①　「オブジェクトの位置」

一番基本的なテクニックで、PowerPointでの資料作成を何度か実施したことのある人は使っている機能。１ページに複数オブジェクトを配置した時にオブジェクトを揃える時に利用する。
  • 「右/左/上/下揃え」
    オブジェクトの"端"を揃えたい時に利用する機能
  • 「左右/中央揃え」
    オブジェクトの"中心"を揃えたい時に利用する機能
  • 「左右/上下に整列」
    オブジェクトの"間隔"を揃えたい時に利用する機能

テクニック② 「ガイドの表示」

複数ページ間でオブジェクト位置を揃えたいときに利用する。

テクニック③ 「全てmm単位で位置合わせ」

少し慣れが必要だが実はこれが万能。テクニック①「オブジェクトの位置」の代替方法で、テクニック②「ガイドの表示」は併用する。
実はテクニック①「オブジェクトの位置」は使っていると段々わかるのだが、微妙な位置ズレがたびたび発生する。揃えた直後は確かにそろっているのだが、編集しているうちに画面では気づかない程度の位置ズレを起こしてしまうことが多い。
それが解像度が違う画面（例えばプロジェクタ）に出力した時にズレが目立って表示されて気が付くことがある。このズレは大抵客先等のプレゼン時に気づくことが多いので実は厄介。
ただ、この「全てmmで位置合わせ」しておけば、そのようなことはなくなる。

先ずは以下の設定を最初にしておく
  1. 「表示」タブの「表示」をクリック
  2. 「描画オブジェクトをグリッド線に合わせる（G）」にチェックを入れる
  3. 「間隔（P）」の右ボックスの値を「0.1cm」に設定

その上で、オブジェクトを作成した際には「書式」タブの「サイズ」を「0.1cm」(mm)単位で設定すると、矢印キーでオブジェクトを移動した際の移動幅がmm単位となり、微妙な位置ズレが防げる。面倒なようだがなれれば意図しない位置ズレから解放されるのでかなり快適に資料作成ができる。

注意点① 「プレースフォルダ」

プレースフォルダとはマスタに配置されているテキストボックスのことで、ページ間のテキストボックスの位置、サイズ、レイアウト等を揃えられるので便利だが、プレースフォルダはグループ化ができないため、位置を揃える際には邪魔になることが多いので、オブジェクトを多用する場合には削除してしまうのが良い。
尚、プレースフォルダはオブジェクトを選択した際に以下のようなメニューが表示されるので判別がつく。

注意点② 「表オブジェクト」

表オブジェクトは他のオブジェクトと併用する場合は使わない方がいい。
なぜなら、各セルとオブジェクトは位置合わせできないこと、グループ化ができない、
試しに表と四角のオブジェクトでガントチャートを作成してみるとその難しさがすぐわかる。
代わりに、最初は手間がかかるが、テキストボックスの並べてグループ化した手作りの表を作成するか、線のオブジェクトで構成する方が、位置合わせの煩わしさからは解消される。
表オブジェクトもなれれば位置合わせすることはできるのでこの辺は好みによるところもあるが（特に多人数で資料作成する場合には手作り表は嫌がられることが多い）。

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