[ITコンサル]実務における課題管理のコツ

プロジェクトマネジメントにおける「課題管理」。
PMBOK等を見れば正解が載っているはずだが、PMBOKを勉強したことのない私が実務レベルにおいてPMOの視点で気を付けていることを纏めてみる。

課題管理の目的

課題管理を行う目的として思いつくのは以下の通り。

  • プロジェクトの中で上がった検討事項（課題）がもれなく検討完了する
  • 検討状況を明らかにする、チームで共有する
  • 課題によるプロジェクト影響を最小化する
  • 課題のオーナを明らかにする
  • 課題の完了時期を明確にし、タスクを明確化する
粒度感をなく挙げるといくらでも出てきそうなのでこの辺で。

課題管理で気を付けるべきこと

各課題の影響範囲を気を付けるのが重要。QCDの何に影響するのか、最悪の場合に発生するインパクトはどの程度か。多くの場合D（プロジェクト進捗）に影響を与えることが多いので、WBSのどのタスクに影響するのか、いつまでに課題が解決しているべきなのか意識しておくことが必要。影響範囲が不明であれば早急に明らかにすべき。課題検討している中で影響範囲の大きさに手戻りが発生したりというのはよくあること。

完了条件を意識するのも重要。各課題において何が完了したらクローズできるのか。課題が長期にオープンになっていると段々と論点が変わってしまい、結局何を議論してきたかわからなくなることがある（PMOがダメだと）。

各課題の責任者を明らかにするのも重要。誰も検討している認識がなくて放置されてしまうことがあるため。

課題管理表

管理に割り当てられる工数とプロジェクトのリスクを加味して管理項目を設計すべきだけども大抵の場合に設ける項目は以下の通り。

  • No
  • 起票日
  • 起票者
  • 課題タイトル
  • 課題内容
  • 対応期限
  • 対応者
  • 対応履歴
  • ステータス（未対応/対応中/承認待ち/完了）
  • 完了日
カスタマイズの例としては、例えば、完了条件が不明瞭になりがちなPJメンバーが多いようであれば、「完了条件」を管理項目に追加して起票ごとに記載させることも有効。

課題対応を促す方法

予定通りに課題対応が進まないことも多く、PMOの立場ではこの点が実務的には一番手間がかかるところ。相手が他社（協力会社やベンダ）であれば期限を切って実施させれば良いが、社内でチームを作っていたりすると、なれ合いになって期限通りに課題対応が終わらないことが発生する。

状況によって対応方法は様々だがいくつかケースを挙げると、
  • 担当者に責任感がなく対応が進まない場合
    ⇒ 担当者の上位層から指示を出してもらうよう促す
  • 担当者が多忙で対応できていない
    ⇒ 課題影響の大きさを説明して優先順位を上げてもらうどうにも手が空かないようであれば上位層に負荷の調整を依頼する

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