会議開催時に気を付けること

ビジネスをしていれば必ず実施する会議。
開催時に気を付けることをまとめる。

会議の目的を定める（明確にする）

基本的だがこの点が会議開催において一番重要。
会議開催するに至ったのであれば、何かしら目的があるはずだが、人によって意外と認識がずれているもので、明確にする・明文化することが重要。


また、目的を明確にすることで、参加者の意識が揃い、議論等が脱線しづらく、会議の長時間化を防ぐ効果も期待できる。


大きく分けて、目的は以下に分類される。
・承認/合意を得る
・報告の実施
・議論の実施
・情報の共有


１点目であれば、だれに何を承認/合意を得たいのかを明確にする。


２点目であれば、だれに対して何を知らせたいのかをめいかくにする。また、報告内容を聞いた相手に対して、知ってもらうだけでなくアクションして欲しいなど有れば、その点も明確にしておく必要がある。（例えば、顧客を怒らせてしまったため、上長に経緯を理解してもらいたい、理解してもらえ
たら、謝罪に同行して欲しい、等）


３点目であれば、論点を明確にする。何かしらの結論を導きたい場合は論点と共に検討の観点も事前に整理しておいた方が良いだろう。（例えば、次期のオフィスプリンターを選定する、という論点であれば、観点としては例えば価格と印刷スピード等があげられる）
ブレストしたい場合は、論点だけ明確にしておけば良い。


4点目であれば、なぜ情報共有が必要なのかを明確にする。
例えば、新しいプロジェクトが開始されるが、今後各担当にお願い事項が発生するので事前にスケジュール感を情報共有したい、等。


因みに、1点目と2点目が会議の目的の場合、議事録は必須。3点目の場合で何かしらの結論を導く場合は、決定事項だけは議事録（議事メモでも良いかもしれない）として作成しておくのが望ましい。


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